Arbeitnehmer erhalten für Arbeiten, die eine erhöhte Verschmutzung, Erschwernis oder Gefahr darstellen, oftmals eine Zulage zum regulären Grundgehalt bzw. -lohn bezahlt. Diese Zulagen kennen wir aus der Praxis als Schmutz-, Erschwernis- oder Gefahrenzulagen (kurz: SEG-Zulagen).
SCHMUTZZULAGEN werden für Arbeiten gewährt, bei denen eine äußerliche Verschmutzung in erheblichem Ausmaß vorliegt (z.B. Arbeiten mit Teer, Staub, Schlamm, Arbeiten mit Tierkörpern, etc.).
ERSCHWERNISZULAGEN hingegen werden für Arbeiten mit einer erhöhten Erschwernis im Vergleich zu branchengleichen Tätigkeiten bezahlt. Eine überwiegende Bildschirmarbeit gilt nicht als erhöhte Erschwernis. Vielmehr wäre zum Beispiel eine Tätigkeit in einer Halle mit Maschinen, welche den gesamten Arbeitsbereich zur Vibration bringt, als eine besondere Erschwernis zu betrachten.
Bei einer Arbeitsausübung mit gesundheitsgefährdenden Stoffen kommt es meist zur Entrichtung einer GEFAHRENZULAGE. Als gesundheitsgefährdende Umstände werden Strahlen, Hitze, Kälte, Nässe, Gase, Dämpfe, Säuren uvm. genannt. Ein Beispiel hierfür wäre eine Ordinationsangestellte welche überwiegend einer Strahlung durch Röntgengeräte ausgesetzt ist.
In der Personalverrechnung werden solche Zulagen häufig in lohngestaltenden Vorschriften (Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung, etc.) festgelegt. Dies bedeutet allerdings nicht, dass durch eine solche konkrete Vereinbarung bereits Lohnsteuerfreiheit besteht. Die Schaffung dieses arbeitsrechtlichen Anspruchs weist lediglich auf eine in der Regel erhöhte Verschmutzung, Erschwernis oder auch Gefahr hin. In der Praxis wird irrtümlicherweise oft davon ausgegangen, dass bei Vorhandensein einer lohngestaltenden Vorschrift gleichzeitig auch Lohnsteuerfreiheit besteht.
Die SEG-Zulagen können, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sind, im Bereich der Lohnsteuer bis zu maximal € 360,00 (bei überwiegender Nachtarbeit: € 540,00) steuerfrei bleiben. Es ist allerdings erforderlich, dass die SEG-Zulagen allen Dienstnehmern oder einer bestimmten Dienstnehmergruppe gewährt werden. Die Zahlung hat zusätzlich zum monatlichen Grundgehalt bzw. -lohn zu erfolgen und es ist darauf zu achten, dass die betragliche Höhe angemessen ist (z.B. durch eine betragliche Vorgabe im Kollektivvertrag).
Weiters sind für die Steuerbefreiung die konkreten Verhältnisse im Betrieb zu prüfen und über die jeweiligen Arbeitsausführungen genaue Aufzeichnungen (Fotos, Dokumentation) zu führen. Diese Aufzeichnungen werden bei einer GPLA-Prüfung als Nachweis benötigt. Aus der Dokumentation müssen die genauen Tätigkeiten sowie der konkrete Zeitpunkt und die Häufigkeit hervor gehen.
Pauschaliert bezahlte SEG-Zulagen dürfen nur dann steuerfrei abgerechnet werden, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Arbeitsbedingungen überwiegend unter einer erhöhten Verschmutzung, Erschwernis oder Gefahr erbracht werden. Auch hierfür sind genaue Aufzeichnungen notwendig, die dies bestätigen können.
Die SCHMUTZZULAGE ist von der Sozialversicherung und der Mitarbeitervorsorgekasse befreit, sofern Lohnsteuerfreiheit gemäß § 68 Abs. 1, 5 und 7 Einkommensteuergesetz 1988 gegeben ist. Die anderen Zulagen sind immer zur Gänze der Sozialversicherung und betrieblichen Mitarbeitervorsorge zu unterwerfen.
Schmutzzulagen, welche während einer Krankheit fortgezahlt werden, können auch für diesen Zeitraum von der Sozialversicherung sowie der Lohnsteuer befreit bleiben.
Dies gilt allerdings nicht für SEG-Zulagen, welche während eines Urlaubes oder Feiertages fortgezahlt werden. Diese sind immer im vollen Ausmaß der Sozialversicherung und Lohnsteuer zu unterwerfen. Hier gilt die gesetzliche Regelung, dass während dieser Zeit keine Arbeiten unter vorherig genannten Umständen stattfinden.
Die Lohnnebenkosten (Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag, Kommunalsteuer) sind auch für SEG-Zulagen in voller Höhe zu entrichten. Hier kommt es zu keiner Befreiung.
