Basics der Lohn- & Gehaltsverrechnung / Entgeltabrechnung

Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert fortlaufende und fundierte Kenntnisse in Steuerrecht, Sozialversicherung, Arbeitsrecht und Buchhaltung. Was bedeuten die unterschiedlichen Begriffe? Warum wird überhaupt eine Lohnabrechnung erstellt? Welche Angaben sind in der Entgeltabrechnung verpflichtend? Dieser Beitrag liefert Antworten.

Begriffserklärungen

Der Terminus "Entgelt" oder "Arbeitsentgelt" bezieht sich auf die finanzielle Vergütung (Lohn oder Gehalt), die Arbeitgebende ihren Beschäftigten – für die im Arbeits- bzw. Dienstvertrag festgelegte Leistung – schulden. 

Das Gehalt ist eine gleichbleibende monatliche Vergütung, während der Lohn von Monat zu Monat variieren kann, da er auf der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit (Stunden) oder der konkreten Arbeitsleistung (z. B. Anzahl produzierter Stücke) basiert.

Lohn- und Gehaltsverrechnung = Entgeltabrechnung?

Grundsätzlich werden die Begriffe "Entgeltabrechnung" und "Gehaltsabrechnung" synonym verwendet. Auch die Ausdrücke "Lohnabrechnung/Lohnverrechnung" oder "Verdienstabrechnung" bezeichnen denselben Vorgang. 

Erstellung der Entgeltabrechnung:

Die Entgeltabrechnung bezeichnet im Wesentlichen zwei Domänen:

• den Prozess der Abrechnung für einen festgelegten Zeitraum 
• die in einem Dokument vollständig und transparent festgehaltene Entgeltabrechnung mit allen gesetzlich verpflichtenden Angaben. Dieses Dokument wird auch Lohnzettel/Gehaltszettel oder Nettozettel genannt.

Arbeitnehmende haben das Recht zusammen mit der monatlichen Entgeltauszahlung auch eine schriftliche monatliche Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung zu erhalten. 
In dieser Übersicht ist eine genaue Zusammensetzung des Entgelts darzustellen, sodass Arbeitnehmende und Arbeitgebende die erfolgte Zahlung des Lohns/Gehalts klar nachvollziehen können. 
Diese schriftliche Abrechnung kann postalisch oder auch elektronisch zur Verfügung gestellt werden.

Lohn- bzw. Gehaltszahlungen werden für jede Arbeitnehmerin/jeden Arbeitnehmer auf einem eigenen Lohnkonto verbucht.

Wer stellt die Lohn- und Gehaltsverrechnung zur Verfügung?

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet für alle Beschäftigten die Entgeltabrechnung durchzuführen. In der Regel monatlich.

Wann muss das Gehalt/der Lohn ausbezahlt werden?

Bei Angestellten hat die Zahlung des laufenden Gehalts gesetzlich in zwei annähernd gleichen Teilen am 15. und Letzten eines jeden Monats zu erfolgen. Üblicherweise wird von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, die Zahlung für den Schluss eines jeden Kalendermonats zu vereinbaren.

Arbeitende haben das Entgelt bei stundenweiser Entlohnung am Ende der Kalenderwoche, bei einer nach Monaten bemessenen Entlohnung beziehungsweise bei "Diensten höherer Art" am Ende eines jeden Kalendermonats zu erhalten.

Die Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Jede*r Arbeitnehmende/Angestellte hat mit der jeweiligen monatlichen Auszahlung einen monatlichen Lohnzettel zu erhalten.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist eine Endabrechnung auszustellen. Die Abrechnung ist am Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällig.

Der korrekte Gehaltszettel:

Eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung enthält üblicherweise folgende Punkte:

• Name der Arbeitgeberin/des Arbeitgebers
• Name der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers
• Personalnummer
• Eintrittsdatum
• Grundentgelt
• Normalstunden
• Mehr- bzw. Überstunden
• Zulagen
• Zuschläge
• Prämien
• Bruttobezug
• Gesetzliche Abzüge (Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer etc.)
• Auszahlungsbetrag

Auch die Bemessungsgrundlage für die Pflichtversicherungsbeiträge sowie für die Lohnsteuer müssen ersichtlich sein.

Soll ich die Lohn- und Gehaltsverrechnung inhouse erstellen?

Vorteile Inhouse: 
Der wahrscheinlich größte Vorteil bei einer inhouse Abrechnung ist die eigene Steuerung aller Abläufe im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung und die Unabhängigkeit von externen Dienstleistern. 

Zusätzlich behalten Sie eine große Flexibilität vor allem bei kurzfristigen unternehmerischen Veränderungen.

Nachteile Inhouse: 
Fachkräftemangel & eine zu hohe Fehlerquote: nachteilig ist, dass dafür geeignetes Fachpersonal benötigt wird. Dieses ist nicht nur teuer, sondern oft auch schwer zu finden. 

Wird der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht die notwendige Aufmerksamkeit geschenkt, führt das rasch zu einer höheren Fehlerquote. Dies bedeutet nicht nur Mehraufwand für die Personalabteilung, sondern auch eine schlechtere Stimmung unter den Mitarbeitenden.

Mehrere Faktoren bei der Entscheidung berücksichtigen

Um eine Wahl zwischen interner und externer Entgeltabrechnung zu treffen, sollten vorher einige Faktoren berücksichtigt werden. Das sind unter anderem:

• Kostenvergleich
• Gesamtkosten in Relation zur Unternehmensgröße
• Verfügbarkeit der Ressourcen
• Verfügbarkeit von Fachwissen
• Analyse bestehender Abrechnungs-Prozesse
• Komplexität der Abrechnung

WICHTIG: Es bedarf einer ehrlichen Einschätzung der vorhandenen und benötigten Ressourcen als auch der Rahmenbedingungen. Daher ist eine allgemein gültige Abschätzung, ob intern oder extern, nicht möglich. Stattdessen bedarf es einer individuellen Analyse des Unternehmens, ob eine Auslagerung der Entgeltabrechnung sinnvoll ist.