Belege zu prüfen und die entsprechende Kontrolle ihrer Gesetzeskonformität sind zeitaufwändige Aufgaben, die wenig direkten Nutzen bringen. Und doch sind sie unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft. Im Zeitalter der Automatisierung und Digitalisierung ist eine Spesenmanagement-Software ein wichtiges Tool. Finden Sie heraus, wie Sie die Compliance in Ihrem Unternehmen steigern:
Compliance ist immer ein wichtiges Thema, auch in schwierigen Zeiten. Die Reisekosten- und Spesenabrechnung als auch Ihre Buchhaltung in Schuss zu halten, erhöht Ihre Rentabilität, wenn sie gut gemacht wird. Sorgt jedoch für erhebliche Zusatzkosten, wenn sie schlecht gemacht wird.
Digitalisierung und Automatisierung
Mit einer intelligenten Softwarelösung reduzieren Sie und Ihr Team die Zeit, die Sie mit dem Bearbeiten, Prüfen und Archivieren von Papierbelegen verbringen. Eine Technologie wie OCR ermöglicht Ihren Geschäftsreisenden, eine digitale Kopie ihrer Belege zu erfassen, sobald sie ihnen ausgehändigt werden. So kann eine Hotelrechnung oder ein Restaurantbeleg mit Hilfe eines mobilen Endgeräts sofort fotografiert und gespeichert werden und muss danach nur noch kurz geprüft werden. Die Digitalisierung und Automatisierung macht es also auch den Mitarbeiter*innen in Ihrer Organisation leichter, auf benötigte Daten zuzugreifen, wann immer sie sie brauchen und wo auch immer sie sich befinden. Die unmittelbar gespeicherten Daten können jederzeit abgerufen werden. So wird der gesamte Ausgabenprozess beschleunigt. Verlagern Sie die Prioritäten Ihres Finanzteams also von langwierigen täglichen Prüfungen hin zu einer Prüfung und Kontrolle mit höherem Mehrwert.
Die passenden Tools
Die Nichteinhaltung von Vorschriften ist oft auf menschliches Versagen zurückzuführen, das selbst Ihren gewissenhaftesten Mitarbeiter*innen passieren kann. Zwischen dem Sammeln von Quittungen, dem Versuch, sich an die Teilnehmer*innen des Abendessens zu erinnern, und dem Eingeben mehrerer Ausgabenposten, machen Menschen Fehler. Viele dieser Verfehlungen lassen sich mit einer mobilen App vermeiden, die die Ausgaben unterwegs erfassen kann. Ein Foto der Quittung beim Abendessen zu machen und die Teilnehmer auf der Taxifahrt zurück zum Hotel hinzuzufügen, ist kinderleicht.
Und mit der automatischen Freigabe auf Basis von Ausgabenkategorien und Limits sowie automatischen Compliance-Benachrichtigungen, haben Ihre Mitarbeiter*innen nahezu sofort Feedback zu Richtlinien und Compliance. Das vereinfacht das Reisen sowohl für Ihre Mitarbeiter*innen als auch für Ihre Controller*innen.
Und zu guter Letzt: die automatische Vorabgenehmigung! Diese ermöglicht Ihnen das problemlose Durchsetzen Ihrer Unternehmensrichtlinien und führt gleichzeitig zu Kosteneinsparungen. Die Reisepläne Ihrer Mitarbeiter*innen werden automatisch genehmigt, wenn sie im Rahmen des Budgets liegen. Das bedeutet unter anderem, dass sie Sonderkonditionen dann nutzen können, wenn es sie gibt, anstatt später den vollen Preis zu zahlen. Sie haben also eine bessere Ausgabenkontrolle, ohne die Qualität der Reise zu beeinträchtigen - eine Win-Win-Situation.
Automatisierte Kontrolle von Ausgaben
Während Endanwender*innen von automatisierten Funktionen wie der Reisevorabgenehmigung und der OCR-Spesenerstellung profitieren, kommen Controller*innen in den Genuss automatisierter Kontrollfunktionen, die den Zeitaufwand für die Überprüfung von Spesenabrechnungen reduzieren.
Diese Kontrollfunktionen markieren automatisch Ungenauigkeiten und Unstimmigkeiten in den Abrechnungen zur Überprüfung, so dass sich die Controller*innen auf diese konzentrieren können, ohne Zeit für die Prüfung von konformen Abrechnungen zu verschwenden.
Mit dieser Einrichtung können sie bis zu 90 % der Zeit einsparen, die sie sonst aufwenden würden.
Außerdem werden selbst die besten Controller*innen müde, wenn sie den ganzen Tag auf Zeilen und Zahlen schauen, was wiederum zu potenziellen Fehlern führt. Automatisierte Systeme werden nicht müde, und machen keine Fehler.
Integrierte Unternehmensrichtlinie
Eine Softwarelösung für Ihre Reisekosten- und Spesenmanagement integriert Ihre Reiserichtlinien in ihre automatisierten Prozesse. Dies befreit Ihre Geschäftsreisenden und Controller von der Notwendigkeit, die Richtlinie auswendig zu lernen und stellt sicher, dass jeder Anspruch von der Eingabe in das System bis zur Auszahlung konform ist. Auch wenn internationale Reisen derzeit wie eine ferne Erinnerung erscheinen mögen, werden sie wiederkehren. Und bis dahin garantiert eine Spesensoftware, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter korrekte Aufwandsentschädigungen und Kilometersätze erhalten, wenn sie zu Kunden fahren.
Eine automatisierte Reisekosten- und Spesenlösung ist ein Mehrwert für Ihr gesamtes Unternehmen, für die Reisenden, die Genehmiger*innen und die Controller*innen. Sie unterstützt Ihr Unternehmen bei der Einhaltung von Ausgabenrichtlinien, Reiserichtlinien und sogar behördlichen Auflagen. Sie verschafft Ihnen einfach mehr Freiraum bei der Verwaltung der Mitarbeiter*innenausgaben.
