Aufgrund der aktuellen Situation in Österreich arbeitet derzeit ein Teil der Mitarbeiter von zu Hause aus. Im Falle einer bereits abgeschlossenen Vereinbarung, in der die Rahmenbedingungen der Telearbeitszeit festgehalten sind, empfiehlt es sich, diese auf die u.a. Punkte zu überprüfen. Doch wie sieht die rechtliche Situation aus, wenn keine Home-Office Vereinbarung abgeschlossen wurde?
In folgenden Fällen ist eine einseitige Anordnung des Arbeitgebers, die Arbeit von zu Hause aus zu verrichten, zulässig:
- Es gibt eine Versetzungsklausel im Dienstvertrag, die auch den Heimarbeitsplatz einschließt.
- Der Dienstortbegriff ist so formuliert, dass nicht nur die Betriebsstätte davon umfasst ist, sondern auch der Wohnort des Arbeitnehmers.
- Der Arbeitnehmer hat bereits in der Vergangenheit von zu Hause gearbeitet (mit Duldung oder im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber), jedoch ohne entsprechende Vereinbarung.
Auch wenn im Moment andere Themen wichtiger scheinen, empfiehlt sich in diesen Fällen der Abschluss einer (befristeten) Home-Office Vereinbarung, entweder über eine Betriebsvereinbarung oder durch Einzelvereinbarungen. Wichtig ist auch, eventuelle kollektivvertragliche Regelungen in Bezug auf die Telearbeitszeit zu beachten!
Welche Mindestinhalte sollte eine Home-Office Vereinbarung haben, die nicht nur für die Dauer der Corona-Krise Gültigkeit hat:
- Wohnadresse des Arbeitnehmers (ev. auch Zweitwohnsitz)
- Lage der Normalarbeitszeit (ev. mit der Möglichkeit, innerhalb eines definierten Rahmens die Arbeitszeit selbst festzulegen)
- Abgeltung von Mehrleistungen (ev. Hinweis darauf, dass nur angeordnete Mehr- und Überstunden vergütet werden)
- Arbeitsmittel, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt (Laptop, Firmenhandy, …)
- Welche Unterlagen dürfen mit nach Hause genommen werden
- Auslagenersatz bei Nutzung arbeitnehmereigener Arbeitsmittel (z. B. Drucker) oder Kostenersatz für Internetgebühren und dergleichen
- Datenschutzbestimmungen
- Behandlung der Fahrten zwischen Home-Office und Dienstort
- eventuell Befristung oder Einschränkung der Vereinbarung auf Zeiten, zu denen eine Nutzung der Büroräumlichkeiten nicht möglich ist
Trotz oder gerade wegen der örtlichen Trennung ist der Dienstgeber dazu angehalten die Zeitaufzeichnungen in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren und auch auf die Einhaltung der Ruhepausen zu achten.
Bei leitenden Angestellten besteht auch während der Home-Office Zeit keine Notwendigkeit Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Der Dienstgeber könnte dies allerdings für das Arbeiten im Home-Office vereinbaren.
Oftmals wird auch die Vergütung von Mehraufwendungen in Zusammenhang mit der Home-Office Tätigkeit (Telefon- bzw. Internetgebühren, Raumkosten, etc.) seitens des Arbeitgebers vertraglich geregelt. In der Praxis stellt sich allerdings oft die Frage, ob diese Zahlungen sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei behandelt werden können.
Hier gilt:
- Pauschale Abgeltungen (deren Höhe im Vorhinein festgelegt wird bzw. die geschätzten Mehrkosten) sind immer abgabenpflichtig (sowohl im Bereich der SV, der Lohnsteuer und der Lohnnebenkosten)!
- Um die Kostenersätze steuerfrei belassen zu können, müssten diese durch einen entsprechenden Nachweis der Aufwände (Rechnung) sowie der ausschließlich betrieblichen Nutzung belegt werden. Für den Ausschluss der privaten Nutzung reicht eine schriftliche Vereinbarung zwischen Dienstgeber und Dienstnehmer nicht aus. Vielmehr ist die Einhaltung dieser Regelung wiederkehrend vom Dienstgeber zu überprüfen (z. B. Kontrolle des Internetverlaufs), was in der Praxis kaum umsetzbar ist.
- Zahlungen des Dienstgebers für die Vergütung der Mietkosten des Arbeitszimmers werden immer als individuelle Leistung angesehen, wodurch sich ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis schließen lässt (Sachbezugs-Pflicht!). Allerdings können unter gewissen Voraussetzungen die Kosten des Arbeitsraumes bei der Steuererklärung des Dienstnehmers als Werbungskosten berücksichtigt werden.
Wann ist ein Unfall im Home-Office ein Arbeitsunfall?
Grundsätzlich wird ein Arbeitsunfall nur dann als solcher angesehen, wenn dieser in einem örtlichen und/oder auch zeitlichen Zusammenhang mit der Dienstverrichtung steht.
Da aktuell sehr viele Mitarbeiter Telearbeit verrichten wurde eine Sonderregelung im ASVG geschaffen, sodass Unfälle im Home-Office auch dann als Arbeitsunfälle angesehen werden, wenn die Dienstverrichtung nicht nur in einem abgegrenzten Arbeitszimmer erbracht wird.
Somit fallen auch Unfälle, die in Zusammenhang mit lebensnotwenigen Bedürfnissen stehen (Lebensmittelkonsum, Toilettenbesuch, etc.), in diese Bestimmung.
Weiters unterliegen auch Wegstrecken für notwendige Erledigungen (z. B. Arztbesuche), sowohl vom Arbeitsort als auch von der Wohnung aus, dem Unfallversicherungsschutz. Es wird empfohlen, den Dienstgeber darüber vorab zu informieren.
Diese besonderen Regelungen in Bezug auf den Unfallversicherungsschutz bestehen nur für Zeiten betreffend die Maßnahmen gegen COVID-19.
Es empfiehlt sich besonders in einer Zeit, in welcher Telearbeit fast flächendeckend genutzt wird, bestehende Versicherungen auf eine Unfallfallversicherung im Home-Office zu prüfen bzw. ggf. diesbezüglich eine entsprechende Versicherung abzuschließen.
Bei Beachtung aller genannten Punkte ist der rechtliche Rahmen für die Telearbeit von zu Hause aus optimal abgesteckt, sodass Unternehmen, die dem Thema Home-Office bislang nicht so offen gegenübergestanden sind, nach der Corona-Krise vielleicht erkennen werden, dass das Arbeiten von zu Hause aus, nicht nur dem Mitarbeiter Vorteile bringt, sondern auch dem Unternehmen neue Möglichkeiten eröffnet.
