Hier beginnt die Einhaltung der Payroll Compliance

Jedem, der ein Grundverständnis dafür hat wie Lohn- und Gehaltsabrechnung funktioniert, ist klar, dass man nicht weit kommt, wenn man das Einhalten der Vorschriften nicht priorisiert. Die Nichteinhaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften hat schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen: darunter hohe Geldstrafen, das Risiko von Prüfungen und Prozessen und, was wirklich schlimm ist, eine dauerhafte Schädigung des Rufs Ihres Unternehmens. 

Sie schränken das Umsatzpotenzial ein, gefährden Kundenbeziehungen und brechen das Vertrauen der Mitarbeiter*innen. Um dies zu vermeiden, müssen Sie einen Plan zur Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung aufstellen, der sicherstellt, dass Sie stets gegen Risiken abgesichert sind.  

Die Aufzeichnungen stehen an erster Stelle  

Wie bei jeder Art von Steuer- oder Gesetzeskonformität müssen Sie sicherstellen, dass Sie genaue und vollständige Aufzeichnungen führen, die zur Überprüfung leicht zugänglich sind. Im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte dies Informationen zu den geleisteten Arbeitsstunden, Lohnsätzen und Steuerabzügen für jeden Mitarbeitenden, sowie relevante persönliche Daten als auch Kontodaten umfassen. 

Ohne diese grundlegenden Aufzeichnungen kann keine Gehaltsabrechnung gemacht werden. Um die Daten angemessen zu verwalten und die Abrechnung durchzuführen, ist ein*e Spezialist*in erforderlich.  

Auswahl der Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung  

Unabhängig davon, ob Sie sich für die Einstellung eine*s internen Spezialisten*in oder die Auslagerung an einen externen Anbieter*in entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass die Durchführenden nachweislich über Fachwissen verfügen und in der Lage sind, die Einhaltung der Vorschriften in komplexen Umgebungen zu gewährleisten. 

Für viele Unternehmen, insbesondere für kleine und mittlere Organisationen, kann es einfacher sein, die Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig auszulagern. Viele SaaS-Software für die Gehaltsabrechnung ist sogar in der Lage, sich an gesetzliche Änderungen anzupassen, sobald diese eintreten.  

Was die Daten zeigen

Während drei Viertel der europäischen Arbeitgeber in irgendeiner Form externe Rechtsberatung zu ihren Personalrichtlinien in Anspruch nehmen, ist es interessant festzustellen, dass ganze 25% der Unternehmen überhaupt keine externe Rechtsberatung in Anspruch nehmen, wenn es um Personalfragen geht, einschließlich der Verwaltung der Gehaltsabrechnung. 

Das liegt vermutlich nicht daran, dass sie das Thema ignorieren - zumal die Zahl bei Unternehmen mit mehr als 2.500 Mitarbeitenden auf 36% ansteigt. Je größer ein Unternehmen wird, desto komplexer wird die Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das wiederum bedeutet, dass das erforderliche Fachwissen immer spezifischer auf Ihr Unternehmen abgestimmt werden sollte. So ist es wahrscheinlich einfacher, diese Art von maßgeschneidertem Wissen intern zu pflegen.

Zu langsame Umsetzung

Erschreckenderweise sind nur 55% der Teilnehmenden an unserer Umfrage der Meinung, dass ihr Unternehmen gesetzliche Änderungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung schnell umsetzen kann. Dies gilt unabhängig davon, ob sie die Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung intern oder extern verwalten. Wenn es darum geht, die Komplexität der Gesetzgebung grenzüberschreitend zu bewältigen, unterscheiden sich die rechtlichen Gegebenheiten auch von Land zu Land, was sich erheblich auf die Umsetzung rechtlicher Änderungen auswirkt. 

Länder wie Frankreich, Belgien, die DACH-Region und Kroatien sind Paradebeispiele für die Vielfalt der rechtlichen Feinheiten. Von komplexen Steuervorschriften bis hin zu zahlreichen Ausnahmeregelungen und Tarifverträgen stellen diese und viele andere Regionen besondere Hürden für die Gehaltsabrechnung dar. Diese Vielfalt unterstreicht, wie wichtig es ist, dass Sie Ihre Compliance-Strategien auf die spezifischen Anforderungen Ihres Landes abstimmen.

Prozesse effizienter gestalten

Letztendlich liegt die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften allein bei Ihrem Unternehmen, unabhängig davon, mit welchem Anbieter oder Experten Sie zusammenarbeiten. Wenn der Prozess zu langsam ist, besteht das Risiko, dass Sie die Vorschriften nicht einhalten. Was ist also das Wichtigste? Sorgen Sie dafür, dass Sie stets an der Einhaltung der Vorschriften arbeiten, auch wenn keine rechtlichen Änderungen anstehen.