Tipps zur Auswahl der Payroll-Technologie

In einer Zeit, in der betriebliche Effizienz unmittelbar zu Wettbewerbsvorteilen führt, kann die Bedeutung der richtigen Wahl der Lohnbuchhaltungstechnologie nicht hoch genug eingeschätzt werden. Für Personalleiter*innen ist das erfolgreiche Bewältigen der Herausforderungen der Lohnverrechnung mitunter der Schlüssel, um Unternehmensziele zu erreichen.

Erstaunlich ist jedoch, dass europäische Unternehmen die Geschwindigkeit und Effizienz der Lohn- und Gehaltsabrechnung durchweg als ihre größte Herausforderung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung bezeichnen. Besonders akut ist diese Herausforderung für mittelständische Unternehmen, die zwischen den Beschränkungen kleinerer Lösungen und den von größeren Konzernen bevorzugten High-End-Systemen hin- und hergerissen
sind. Die perfekte Payroll-Technologie, die diese Lücke schließt, ist für ihren Erfolg unverzichtbar.

Warum die richtige Gehaltsabrechnungstechnologie wichtig ist  

Strategische Ziele im Bereich der Gehaltsabrechnung wie Kostensenkung, verbesserte Genauigkeit und optimierte Nutzung der Humanressourcen sind für den Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung, doch ihre Erreichung hängt von der betrieblichen Effizienz ab. 

Die ideale Gehaltsabrechnungstechnologie sollte diese Abläufe verbessern, indem sie wichtige Aufgaben sowohl schneller als auch zuverlässiger macht. Dadurch werden wertvolle Ressourcen freigesetzt, und die Personalverantwortlichen können sich auf strategische Initiativen konzentrieren, anstatt sich in administrativen Details zu verzetteln.

Zwei Schritte zur erfolgreichen Payroll-Technologie

Wenn es darum geht, die richtige Technologie für die Gehaltsabrechnung auszuwählen, ebnen zwei entscheidende Schritte den Weg zum Erfolg. 

Der erste besteht darin, zu wissen, was man braucht. Ehe sie sich mit der Vielzahl der verfügbaren Optionen befassen, müssen Personalleiter*innen ihre strategischen Herausforderungen im Bereich der Gehaltsabrechnung verstehen, sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen.
Welche Herausforderungen werden sich am stärksten auf den Wachstumskurs des Unternehmens auswirken? Die Identifizierung dieser Prioritäten schafft die Grundlage für eine fundierte Entscheidungsfindung. 

Im zweiten Schritt ist es wichtig, dass Sie die von Branchenexpert*innen und Kolleg*innen anerkannten Optionen sorgfältig prüfen.
Informieren Sie sich über Demos, beurteilen Sie die Preistransparenz und nehmen Sie die Nutzerbewertungen genau unter die Lupe. So stellen Sie sicher, dass die Lösung den Anforderungen und Werten Ihres Unternehmens entspricht.

Funktionen, auf die Sie achten sollten

Diese acht Schlüsselfaktoren berücksichtigen:

1. Benutzerfreundlichkeit: Die Technologie sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, um die Einarbeitungszeit und Fehler zu minimieren. 
    
2. Integrationsfähigkeiten:  Eine nahtlose Integration mit anderen HR-Systemen ist für ein kohärentes technisches Ökosystem unerlässlich. 
    
3. Skalierbarkeit: Wenn Unternehmen wachsen, sollte auch die Technologie für die Gehaltsabrechnung mitwachsen und eine steigende Anzahl von Mitarbeitern und komplexere Gehaltsabrechnungskonfigurationen unterstützen. 
    
4. Compliance-Funktionen: Angesichts der unterschiedlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften in den europäischen Ländern muss die Technologie die Einhaltung der Vorschriften automatisch unterstützen, um das Risiko von Strafzahlungen zu verringern. 
    
5. Verlässlichkeit: Ein zuverlässiger Kundensupport und eine stabile Systemleistung sind entscheidend, um Probleme schnell zu beheben und einen kontinuierlichen Betrieb zu gewährleisten. 
    
6. Berichte und Analysen: Erweiterte Berichtsfunktionen können Einblicke in die Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorgänge geben und so strategische Entscheidungen und betriebliche Verbesserungen unterstützen. 
    
7. Datensicherheit: Die Gewährleistung robuster Datensicherheitsmaßnahmen ist von entscheidender Bedeutung. Daher sollten Sie einer Lohnbuchhaltungstechnologie den Vorzug geben, die strenge Standards erfüllt, einschließlich Verschlüsselungsprotokollen, Zugangskontrollen und regelmäßigen Sicherheitsaudits. 
    
8. Selbstbedienungs-Funktionen: Entscheiden Sie sich für eine Technologie, die Selbstbedienungsfunktionen bietet - dies rationalisiert die Gehaltsabrechnung und steigert die Zufriedenheit, reduziert den Arbeitsaufwand der Personalabteilung, verbessert die Datengenauigkeit und gibt den Mitarbeitenden mehr Möglichkeiten. 

Alles unter einen Hut bringen

Das ultimative Ziel der Lohnbuchhaltungstechnologie ist ein nahtloser Betrieb, der jede Facette der Lohnbuchhaltung optimiert. Dazu gehören die Automatisierung von Standardberechnungen, die Gewährleistung eines einfachen Zugriffs auf Gehaltsabrechnungsdaten und die Vereinfachung der Jahresendberichte. 

Ganz zu schweigen davon, dass sich ein mühelos funktionierendes System nahtlos in die gesamte HR-Technologie integrieren lassen sollte, um den Datenfluss zu erleichtern und die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe zu verringern. Ziel ist es, den Zeitaufwand der Personalabteilung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu minimieren und manuelle Eingriffe zu reduzieren, um so die Fehlerquote zu senken und die Gesamteffizienz zu steigern.

Weitreichende Folgen

Die Auswahl der richtigen Lohn- und Gehaltsabrechnungstechnologie ist ein strategisches Gebot mit weitreichenden Auswirkungen auf die Effizienz des Unternehmens und die Einhaltung von Vorschriften. Es ist wichtig, potenzielle Gehaltsabrechnungssysteme anhand der Kriterien Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit, Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften, Systemzuverlässigkeit und Analysetiefe gründlich zu bewerten. 

Wenn Sie sich für eine Lösung entscheiden, die diese Anforderungen wirklich erfüllt, können Sie nicht nur die aktuellen betrieblichen Herausforderungen bewältigen, sondern auch die Grundlage für künftiges Wachstum und strategischen Erfolg schaffen.