Die Aufgaben von Human Resources haben sich in den letzten Jahren massiv verändert. Dadurch bekommt auch das Thema Outsourcing der Lohn- und Gehaltsverrechnung eine völlig neue Berechtigung. Wir zeigen Ihnen 5 wirklich gute Gründe für eine externe Partnerschaft im Bereich der Lohnverrechnung:
1. HR-Strategien entwickeln, statt in der monatlichen Personalverrechnung zu versinken
Der erste der fünf Gründe für eine ausgelagerte Lohnverrechnung ist, dass die Strategiearbeit im Bereich Human Ressource immer wichtiger geworden ist. Je nach Unternehmensgröße besteht das Personalwesen aus mehreren Bereichen. Wobei im Wesentlichen zwei grundlegende Verantwortungen zu unterscheiden sind: Personalverwaltung und Personalführung.
Beide Funktionsbereiche beinhalten eine Vielzahl an Tätigkeiten. So kümmert sich die Personalverwaltung um Themen wie Recruiting, Vertragswesen, arbeitsrechtliche Vorgaben, Entgeltabrechnungen, etc.
Die Personalführung sollte Unternehmensziele auf einzelne Unternehmensbereiche herunterbrechen und z.B. gemeinsam mit den Führungskräften Kennzahlen entwickeln und Analysen erstellen.
Das ist jedoch nur ein grober Umriss der Vielzahl an Herausforderungen.
In diesem Beitrag betrachten wir bewusst „nur“ den Teil der Lohn- und Gehaltsverrechnung und müssen festhalten, dass allein in diesem Bereich die Komplexität enorm gestiegen ist. Die Verantwortlichen müssen
- eine Fülle an gesetzlichen Auflagen, Regelungen und Verordnungen im Blick behalten: national oder international. Und noch dazu pünktlich!
- durch die verstärkte Arbeit aus dem Home-Office Gehaltsverrechnungen teilweise mit veralteten IT-Systemen bearbeiten.
- Krankenstände abfedern. Denn immer wieder erkranken Kolleg*innen mit sehr spezifischem Fachwissen, dass möglicherweise nicht dokumentiert wurde.
Eine Auslagerung der Gehaltsverrechnung entlastet die personellen Ressourcen. Es sorgt für eine Fokussierung in der Personalabteilung. Der gewonnene Freiraum kann verstärkt genutzt werden, um sich strategisch wichtigeren HR-Themen zu widmen.
2. Wasserdichte Compliance sicherstellen
Wie bereits erwähnt, haben die komplexen Anforderungen an eine korrekte Lohn- und Gehaltsverrechnung in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Dabei entstand ein regelrechter Bürokratie-Dschungel aus Regelungen, Vorschriften und Änderungen: national, europaweit oder international.
HR-Abteilungen müssen stets auf dem Laufenden sein. Vor allem international agierende Unternehmen und deren Human Ressource Abteilung stellt das vor enorme Probleme.
Zum einen müssen lokale und spezifische Vorschriften in Bezug auf Steuern und Sozialleistungen im Blick bleiben. Zum anderen braucht es absolutes Expertenwissen für regionale Gegebenheiten.
Doch kein Grund zur Panik. Denn mit der Auslagerung der Entgeltabrechnung übertragen Unternehmen die Verantwortung auf den externen Partner. Dieser muss die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften garantieren.
3. Einfacher arbeiten
So simpel es klingt, ist es am Ende auch: Einfacher arbeiten ist ein weiterer der 5 Gründe für das Outsourcing der Personalverrechnung.
Was dahinter steckt? Die Nutzung von datengestützten Tools, von der vor allem dezentralisierte Personalabteilungen profitieren. Sie können auf cloudbasierte Lösungen zurückgreifen. Damit wird eine bessere Transparenz gewährleistet.
Außerdem können verschiedene HR-Module – je nach Bedarf – miteinander verknüpft werden. So wird am Ende die Effizienz gesteigert und das Fehlerpotenzial minimiert.
Auch die einzelnen Mitarbeiter*innen profitieren. Insbesondere Remote-Arbeitende können über Self-Service-Lösungen einfach auf zentrale Abrechnungsdaten zugreifen.
Das waren drei von fünf Gründen für eine externe Partnerschaft zur Lohnverrechnung. Die weiteren Gründe für eine Auslagerung der Personalverrechnung lesen Sie im zweiten Teil des Blogartikels.
