Zeiterfassung: aufwendig und kompliziert? NEIN, danke.

Die neue Normalität: wir arbeiten zu unterschiedlichen Zeiten, an unterschiedlichen Orten, mit flexiblen Zeitplänen. In vielen Branchen ist das bekannte 9-to-5 Arbeitsmodell in weite Ferne gerückt. 

Neben all den positiven Seiten der zunehmend frei gestaltbaren Arbeitszeit wird ein wesentlicher Aspekt massiv erschwert und für die HR-Abteilung extrem aufwendig: die Erfassung von Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaub, Krankheit oder anderen Abwesenheiten.

Entwirrung des komplexen Prozesses

Die klar nachvollziehbare Dokumentation von Zeit- und Anwesenheiten ist nicht nur gesetzlich unverzichtbar, sie ist auch relevant, um strategische Geschäftsentscheidungen zu treffen. Sie unterstützt bei der Bedarfsplanung von Arbeitskräften, der Erstellung von Umsatzprognosen und gibt Mitarbeitenden Einsicht über geleistete Stunden oder z.B. aktuellem Urlaubsanspruch. 

Wie schaffen Sie es also, in einem so dynamischen Geschäftsumfeld eine einwandfreie Zeit- und Anwesenheitsliste zu führen? Ihre einzige Chance, effizient und rechtssicher zu sein, ist der Einsatz von HR-Technologie. Unser Rat: Achten Sie auf diese 5 Merkmale.

 

Zeiterfassungssoftware: die fünf wichtigsten Merkmale

#1: Ein Selbstbedienungsportal für Manager*innen und Mitarbeiter*innen

Es versteht sich von selbst, dass ein „Selbstbedienungsportal“ den Verwaltungsaufwand für Ihr HR-Team erheblich reduziert. 

Die Mitarbeiter*innen verwalten die Zeiterfassungen, Abwesenheiten und Überstunden selbst. Sie nutzen das Self-Service-Portal zur Einsicht in Überstunden- und Urlaubssalden oder laden automatisiert Arztbestätigungen hoch.

Dies führt zu weniger Fehlern, die korrigiert werden müssen.

Gleichzeitig profitiert das Management von einem Echtzeit-Überblick über Personalkapazitäten und Kosten, oder beispielsweise die Überprüfung der Teamplanung.

#2: Integration mit Gehaltsabrechnungssoftware

Eine einwandfreie Gehaltsabrechnung hängt von zuverlässigen Daten und einer korrekten Verarbeitung ab. Immer mehr Unternehmen verzichten daher auf den zeitaufwändigen und fehleranfälligen manuellen Datenexport.

Stattdessen ist die Automatisierung der neue heilige Gral - und das zu Recht. Wenn Sie sich für ein anpassbares Zeiterfassungssystem entscheiden, das sich gut in Ihre Lohnsoftware integrieren lässt, schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe.

Denn sie 

• erhalten eine punktgenaue Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter*innen und 
• minimieren rückwirkende Korrekturen, ein weiterer sehr komplexer Prozess in der Gehaltsabrechnung.

#3: Eine benutzerfreundliche Schnittstelle

HR-Experten werden bestätigen, dass die Zeiterfassung nicht gerade der attraktivste Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist. 

Moderne Zeiterfassungstechnologie folgt neuesten Usability- und UX-Standards. Das Ergebnis: leicht verständliche Schnittstellen, einfache Befehle, ein ergonomisches Erscheinungsbild, minimale Klicks uvm. 

Alle Benutzer werden ein professionelles Tool als Mehrwert verstehen und nicht als zusätzlichen organisatorischen Aufwand.

Achten Sie also darauf, dass die von Ihnen gewählte Software zur Größe und Branche Ihres Unternehmens passt und achten Sie vor allem auf eine intuitive Benutzerführung. 

#4: Mobile Kompatibilität

Da viele Mitarbeitende unterwegs sind oder von verschiedenen Standorten arbeiten, benötigen Sie ein System, das mit allen Arten von Mobilgeräten kompatibel ist und auf das von überall aus zugegriffen werden kann.

Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter*innen die Zeiterfassung während der Arbeit durchführen können, im Gegensatz zu einem umständlichen System, das sie nur zu bestimmten Zeiten und an bestimmten Orten nutzen können.

Darüber hinaus erhalten Mitarbeitende mit einem mobilen System proaktive Warnungen, wenn sie beispielsweise vergessen haben, sich zu melden oder kurz vor Überstunden stehen. 

Ein integriertes Kontrollsystem trägt zur Genauigkeit der Zeiterfassung bei.

#5: Berichterstattung und Analyse

Die Zeiterfassung ist außerdem ein wertvolles Medium, um intelligente Geschäftsentscheidungen zu treffen. So können Sie Berichte für Personalprognosen verwenden, aber auch, um Ursachen für hohe Überstunden oder Unregelmäßigkeiten bei Anwesenheiten zu ermitteln.

Sie bekommen Überblick über die Häufigkeit und Dauer von Abwesenheiten, die Aufschlüsselung des Urlaubs, Arbeitskosten, Zeiteinteilung, Unterschiede zwischen den Abteilungen und vieles mehr. 

Bevor Sie also in ein Softwaresystem investieren, prüfen Sie also auch sorgfältig die Berichts- und Analysefunktionen des Zeiterfassungssystems.