Dokumentenmanagementsysteme (DMS): die digitale Personalakte

In etwa zwei Drittel der österreichischen Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten ist die elektronische Verwaltung von Personaldaten der Arbeitnehmenden schon heute Standard. Eine digitale Personalakte hingegen hat erst etwa ein Drittel eingeführt. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass zwei Drittel der großen Unternehmen keine softwaregestützte Personalakte haben. 

Es gibt sie also noch reichlich, die Personalakten der Mitarbeitenden aus Papier mit Pappdeckel. Doch dieses Festhalten an einem rückwärtsgewandten Dokumentenmanagement kostet Unternehmen viel Platz, viel Zeit und damit viel Geld.

Der Handlungsdruck für Personalverantwortliche steigt: HR-Leitende müssen Kosten für Druck und Archivierung sparen und ein sattes Drittel der Unternehmen hat im Bereich Human Resources arge Personalsorgen. Die logischen Konsequenzen sind Zeitdruck und daraus resultierend eine höhere Fehlerquote in der zu erledigenden Tätigkeiten. 

Betrachtet man dazu noch die von den HR-Verantwortlichen beklagten schlechten und zeitaufwendigen HR-Prozesse, insbesondere mit Blick auf das Dokumentenmanagement, so liegt die Einsicht nahe, dem analogen Spuk ohne Software ein Ende zu bereiten und mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) und einer entsprechenden Personalakte durchzustarten. Ein solches System macht 

• sämtliche Informationen in Echtzeit verfügbar, 
• archiviert Unterlagen zu Mitarbeitergesprächen zuverlässig und 
• wickelt programmierte Workflows automatisch ab. 

Führungskräfte können 

• digitale Dokumente jederzeit abrufen, um die Angelegenheiten ihrer Mitarbeitenden zu bearbeiten, beispielsweise Maßnahmen zur Personalentwicklung. 
• erhalten schnelle und exakte Auswertungen. 

Zusätzlich bietet die digitale Archivierung sämtlicher Dokumente eine hohe Sicherheit für persönliche Daten der Mitarbeitenden. Und selbstverständlich ist die elektronische Archivierung auch eine revisionssichere Archivierung der Unterlagen. 

Personalbezogene Informationen sind als elektronische Dokumente in modernen Software-Systemen gut und zuverlässig aufgehoben.

Die Personalakte – natürlich digital

Es gibt keine vernünftigen Argumente, in den Personalabteilungen an Dokumenten und Unterlagen aus Papier festzuhalten. Die Verwaltung der Mitarbeitenden mit ihren vielen Daten und Dokumenten in physischen Ordnern erfolgt langsam und unflexibel, nichts funktioniert automatisiert. Jedes Dokument über die einzelnen Arbeitnehmenden muss zeitaufwendig abgelegt und bei Bedarf herausgesucht werden. Der Abruf bestimmter Daten benötigt einen entsprechenden Vorlauf. Dieser Zeit- und Ressourcenverschwendung kann ein schnelles Ende bereitet werden – eben durch eine moderne Softwarelösung für das Dokumentenmanagement (DMS). Erstellung, Zugriff, Verteilung, Archivierung, Überwachung der Aufbewahrungsfristen – all dies geht leicht und schnell von der Hand, wenn die elektronische Personalakte der einzelnen Arbeitnehmer einmal eingerichtet ist. Neben der Ersparnis von Raum und Kosten sind insbesondere die hinzugewonnenen zeitlichen Freiräume wertvoll. Endlich haben HR-Manager*innen Zeit für jene wertschöpfenden Tätigkeiten, die ihren eigentlichen Mehrwert ausmachen.

HR goes digital – eine große Chance

Die Personalverantwortlichen sind sich der Vorteile bewusst, welche die Personalabteilung durch die konsequente Nutzung moderner Software erfährt: die meisten verbinden diesen Weg mit wachsender Effizienz und somit auch mit der Einsparung von Zeit und Geld. Hinzu kommen die zur Verfügung stehenden Reporting-Tools, die Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zur Unterstützung der strategischen HR-Planungen bieten. 

Der digitalen Personalakte gehört die Zukunft – sie ist Grundausstattung. 

Alle Arbeits- und Dienstverhältnisse gehören mitsamt aller Dokumente und Unterlagen digitalisiert: das fängt mit Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag an und hört bei Abmahnungen, Kündigungsschreiben und Arbeitszeugnissen auf. Jedes Dokument der einzelnen Arbeitnehmenden kann durch sichere Zugriffssysteme von überall abgerufen und verwendet werden: Software ist Trumpf!

Fazit

Die Digitalisierung verändert HR von Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden grundlegend. Die traditionelle Personalakte aus Papier wird den Anforderungen unserer Arbeitswelt auf Dauer nicht standhalten, sie ist langsam, unflexibel, braucht viel Platz und hat zu wenige Funktionen. Die Einsicht in diese Akte ist aufwendig, jeder Zugriff kostet viel Zeit. 
Eine digitale Personalakte archiviert ohne Aufwand, das Software-System der Akte verwaltet das gesamte Arbeitsverhältnis elektronisch, kein Arbeitsvertrag, keine Abmahnung, keine Maßnahme zur Personalentwicklung, keine Angabe des Arbeitgebers oder des Betriebsrates gehen verloren, alles wird archiviert und keine Information geht der Software verloren. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügt über Workflows, die einen automatischen Ablauf vieler Prozesse sicherstellen. Die Einsicht in die Akte der Arbeitnehmer mitsamt aller Informationen ist ohne großen Zeitaufwand ortsunabhängig möglich.

Das analoge Dokumentenmanagement passt nicht mehr in unsere Zeit, die Personalakte papierener Prägung sieht dem Ende entgegen. Die Akte von heute ist Software gestützt und heißt DMS. Wer den Schnellzug der Digitalisierung für die Personalabteilung nicht verpassen will, sollte jetzt aufspringen. HR goes DMS!