Digitalisierung – für KMUs oft ein großes Wort. Aber warum eigentlich?

Einerseits schreitet sie in allen Wirtschaftssektoren und Lebensbereichen mit immenser Geschwindigkeit nahezu selbstverständlich voran, andererseits birgt sie für Unternehmer oft viele Bedenken: die Digitalisierung.

Denn vor allem im KMU-Bereich herrscht immer wieder Zurückhaltung, wenn es um die Einführung digitaler Arbeitsprozesse geht. Das bestätigt auch der Leitfaden des Bundesministeriums für Arbeit und Wirtschaft. Und das obwohl in allen Wirtschaftsbereichen digitale Innovationen als große Chance gesehen werden: man wird nicht nur professioneller, sondern auch schneller und spielt sich für die wirklich wichtigen Agenden im HR-Bereich frei: für strategische Themenbereiche wie zum Beispiel das Recruiting.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen wird es als wichtig gesehen, dass sie sich rechtzeitig mit der Einführung von digitalen Technologien beschäftigen. Sie unterstützen dabei Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und ungenutztes Einsparungspotenzial zu heben. Wir zeigen Ihnen hier konkret die Vorteile von Digitalisierung und Einsparungsmöglichkeiten im Bereich der HR:

Digitalisierung birgt Einsparungspotenziale

Zukunftsorientierte HR-Abteilungen gestalten Personalagenden – insofern möglich – über digitale HR-Prozesse. Diese betreffen Bereiche wie 

• Personalverwaltung (HR-Admin)
• Lohn- und Gehaltsverrechnung (Payroll) 
• Zeiterfassung aber beispielsweise auch
• Reisekostenmanagement

Automatisierung bedeutet weniger Zeitaufwand für manuelle und sich wiederholende Aufgaben, sie erhöht also die Arbeitsgeschwindigkeit und schafft Freiraum für unternehmerisch wertvollere Tätigkeiten. 

Besser verfügbare und gleichzeitig aktuelle Informationen gestalten die Arbeit erfolgreicher. Sie nehmen also auch in diesem Bereich Fahrt auf, werden nicht nur schneller, sondern besser. Gleichzeitig wird Vertrauen und Transparenz für die bestehende Mannschaft geschaffen. In Zeiten von Personalmangel ein nicht zu unterschätzender Faktor um Arbeitskräfte im Betrieb zu halten.

Unternehmen sparen mittels Digitalisierung konkret Kosten ein. Ein gutes Beispiel ist das papierlose Büro, durch das nicht nur die Ausgaben für Papier und Druckkosten, sondern auch für deren Archivierung gespart wird.

In der Personalverwaltung vereinfachen und managen Sie mit digitalen HR-Prozessen alle An- und Abwesenheiten, die Urlaubsplanung als auch die -genehmigung. Über Employee-Self-Services binden Sie die Mitarbeitenden aktiv ein. So reduzieren Sie den eMail-Eingang in der HR-Abteilung drastisch.

Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen. Was macht Sinn? 

Während die globalen Player längst von den Vorteilen digitaler Prozesse profitieren, sind für KMUs die konkreten Vorteile oft nicht klar ersichtlich.

Sie scheuen die Kosten vielleicht auch den Aufwand der Software-Einführung, befürchten einen Fehlschlag oder die mangelnde Akzeptanz der Mitarbeitenden. Dabei kann der Einstieg in die Digitalisierung so einfach sein.

Etwa mit einer intuitiv zu bedienenden Cloudlösung, die sich nahtlos in die bestehende Softwarelandschaft einfügt und für die keine Installation oder IT-seitige Wartung erforderlich ist. Lösungen von SD Worx decken wichtige Bereiche ab, die Erleichterungen bringen:

• Minimierung des Aufwands für die monatliche Entgeltabrechnung
• elektronische Verwaltung der Mitarbeiterdaten in einer digitalen Personalakte
• online Betriebsmittelverwaltung über alle Vermögenswerte
• Abwesenheitsmanagement auf Basis digitaler Genehmigungsprozesse (z. B. für Urlaubsanträge)
• Mitarbeiter-Selfservice zur eigenverantwortlichen Verwaltung der eigenen Personaldaten, zum Abruf digitaler Entgeltabrechnungen oder zur Abfrage von Urlaubstagen
• tagesaktuelle Statistiken und Auswertungen

Kosten versus Effizienz: Bringt die Digitalisierung wirklich so viel?

Es wäre Augenwischerei zu behaupten, dass sich mit digital gestalteten Prozessen alle Probleme lösen lassen. Unternehmer*innen können weder die weiter fortschreitende Inflation aufhalten noch Lieferengpässe auflösen. Und doch lohnt sich gerade jetzt die Investition in die digitale Transformation und passende Softwarelösungen.

Denn der kluge Einsatz von finanziellen Mitteln und die damit einhergehende Senkung von internen Kosten trägt allemal dazu bei, die eigenen Finanzen fest im Griff zu haben. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen bleiben so handlungs- und wettbewerbsfähig.