Neun von zehn europäische Unternehmen nehmen bei der Lohnbuchhaltung externe Hilfe in Anspruch
Geschwindigkeit und Effizienz sind die größten Herausforderungen in der Lohnbuchhaltung
26. März 2024
Zehn Prozent der europäischen Unternehmen wickeln ihre Lohnbuchhaltung selbstständig ab und verlassen sich dabei auf eigene Fachleute und Software. 7 % der Unternehmen hingegen lagern ihre Lohnbuchhaltung vollständig an eine externe Partei aus. Mehr als 80 % der europäischen Unternehmen (83 %) entscheiden sich dafür, ihre Lohnbuchhaltung teilweise auszulagern und teilweise intern mit eigenen Fachleuten oder eigener Software abzuwickeln. Dies geht aus einer neuen groß angelegten Umfrage von SD Worx, dem führenden europäischen Anbieter von HR-Dienstleistungen, hervor, für die über fünftausend Unternehmen in 18 europäischen Ländern befragt wurden. Die Umfrage zeigt auch, dass 71 % der Arbeitgeber mit der Lohnbuchhaltung in ihrem Unternehmen insgesamt zufrieden sind. Allerdings haben die Unternehmen immer noch mit einigen Herausforderungen zu kämpfen, unter anderem hinsichtlich Geschwindigkeit und Effizienz der Lohnbuchhaltung.
Knapp die Hälfte (46 %) der europäischen Unternehmen gibt an, dass sie selbst aktiv an Aufgaben und Teilprozessen der Lohnbuchhaltung beteiligt sind. Insbesondere Unternehmen in Rumänien (59 %), Slowenien (57 %) und Kroatien (54 %) wickeln ihre Lohnbuchhaltung und -verwaltung in Eigenverantwortung ab. Insgesamt sind es vor allem sehr kleine oder sehr große Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung in Eigenverantwortung erledigen. Bei europäischen Unternehmen mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind es 55 %, bei Unternehmen mit 500 bis 999 Beschäftigten sind es 50 % und bei den kleinsten Unternehmen mit 1 bis 9 Beschäftigten sind es 49 %.
Drei von zehn Unternehmen verwenden selbst entwickelte Software für ihre Lohnbuchhaltung
Lohnbuchhaltung und -verwaltung. Dabei handelt es sich keineswegs immer um spezialisierte Software. Vor allem kleinere Unternehmen nutzen Anwendungen wie Excel für die Lohnbuchhaltung. Etwa ein Viertel (23 %) der Unternehmen nutzt eine Lohnbuchhaltungslösung, die vom Anbieter in der Cloud gehostet wird (SaaS-Modell), während ein weiteres Viertel (26 %) eine externe Lohnbuchhaltungssoftware auf eigenen Servern oder in der privaten Cloud betreibt. 20 % der Unternehmen schließlich verwenden selbst keine Lohnbuchhaltungssoftware – diese Aufgabe wird vollständig an eine externe Partei ausgelagert.
Durchschnittlich 37 % der Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung (teilweise oder vollständig) auslagern, greifen auf Steuerberater oder Finanzexperten zurück, vor allem in osteuropäischen Ländern wie Serbien (51 %), Polen, Rumänien und Slowenien (alle drei 44 %), aber auch z .B. in Deutschland (47 %). Dies gilt insbesondere für kleinere Unternehmen. Darüber hinaus nehmen 27 % der europäischen Unternehmen, vor allem mittlere und etwas größere, die Hilfe eines spezialisierten Dienstleisters für Lohnbuchhaltung in Anspruch.
Sieben von zehn Unternehmen sind mit der Lohnbuchhaltung im Unternehmen zufrieden
Gute Nachrichten: Immer weniger europäische Unternehmen haben Probleme mit ihrer Lohnbuchhaltung. 2021 hatten noch 19 % der Unternehmen Schwierigkeiten damit, 2024 betrug dieser Anteil nur noch 11 %. Gegenwärtig sorgen sich die Arbeitgeber vor allem um die Geschwindigkeit und Effizienz der Lohnbuchhaltung (41 %), die Genauigkeit der Bearbeitung (40 %) und die Kontrolle der Lohnbuchhaltungskosten (38 %). Dazu gehören insbesondere alle Kosten, die mit der Lohnbuchhaltung zusammenhängen, wie Outsourcing-Kosten, interne Fachleute, Software und dergleichen. Darüber hinaus ist die Einhaltung der sich stetig ändernden gesetzlichen Vorgaben ein ständiges Anliegen der Unternehmen (36 %).
Es fällt auf, dass vor allem Unternehmen, die ein kombiniertes (internes/externes) Lohnbuchhaltungsmodell verwenden, in größerem Umfang mit Herausforderungen konfrontiert sind. Das ist bei Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung vollständig intern abwickeln, in geringerem Ausmaß der Fall. Diejenigen schließlich, die ihre gesamte Lohnbuchhaltung auslagern, haben die wenigsten Probleme.
Trotz der Herausforderungen äußerten sich 71 % der Arbeitgeber insgesamt recht positiv über die Lohnbuchhaltung. 80 % sind mit der Pünktlichkeit der Lohnzahlungen zufrieden, 74 % mit der Genauigkeit und Qualität der Lohnbuchhaltung und 62 % mit der Geschwindigkeit, in der die Lohnbuchhaltung erledigt werden kann. Es gibt jedoch noch Raum für Verbesserungen, die künftig durch die zunehmende Digitalisierung ermöglicht werden. Mit Echtzeit-Lohnbuchhaltungssystemen zum Beispiel können Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung noch schneller organisieren. Die Auswirkungen von Änderungen in letzter Minute werden sofort sichtbar. Immer mehr Unternehmen integrieren ihre Lohnbuchhaltung mit anderen Systemen, wie HR und Rechnungswesen, was der betrieblichen Effizienz zugutekommt.
„Die gesetzlichen Vorgaben werden immer komplexer und entwickeln sich ständig weiter. Sowohl auf nationaler als auch auf europäischer Ebene kommen neue Vorschriften hinzu, manchmal auch rückwirkend. Daher ist es wichtig, wachsam zu bleiben. Wir unterstützen unsere nationalen und internationalen Kunden auf vielfältige Weise: indem wir sie informieren, die Prozesse vollständig für sie abwickeln, Online- oder Präsenzschulungen einrichten und auch persönlich für Fragen zur Verfügung stehen. Wir verlieren den menschlichen Faktor nicht aus den Augen“, sagt Tom Saeys, COO bei SD Worx. „Wir glauben daran, dass wir ein Gleichgewicht zwischen automatisierten Lösungen und persönlicher Unterstützung finden, damit unsere Kunden, Arbeitgeber und Arbeitnehmer, von einer reibungslosen und präzisen Lohnbuchhaltung profitieren können.“
Über die Umfrage
SD Worx, der führende europäische HR-Dienstleister, unterstützt Unternehmen bei ihrer Personal- und Lohnbuchhaltung. Um zu wissen, was Arbeitgebern und Arbeitnehmern wirklich wichtig ist, führt SD Worx regelmäßig Umfragen durch. Mit der Analyse der jüngsten Umfrage, der „Navigator Series“, erhalten Unternehmen einen Kompass an die Hand, mit dem sie durch die Herausforderungen im Personalwesen und in der Lohnbuchhaltung navigieren können. Die Umfrage wurde im Februar 2024 in 18 europäischen Ländern durchgeführt: Österreich, Belgien, Dänemark, Finnland, Frankreich, Deutschland, Italien, Irland, Kroatien, Niederlande, Norwegen, Polen, Rumänien, Serbien, Slowenien, Spanien, Vereinigtes Königreich und Schweden. Befragt wurden insgesamt 5.118 Unternehmen und 18.000 Arbeitnehmer. Die Ergebnisse sind gewichtet und garantieren eine zuverlässige Darstellung des Arbeitsmarktes in jedem Land.