Die Automatisierung Ihrer Reisekosten- und Spesenabrechnung ist eine der besten Maßnahmen, die Sie für Ihr Unternehmen ergreifen können. Warum? Weil dadurch sowohl Ihre HR-Prozesse optimiert als auch Ihre Ausgaben minimiert werden. Sie sparen also nicht nur bares Geld, sondern auch Zeit.
Denn manuelles Erstellen, Überprüfen, Abstimmen und Rückerstatten von Spesenabrechnungen ist ein zeitraubender Prozess. Das Extrahieren relevanter Analyse-Daten ist mühsam und die Gegenüberstellung von Reisekostenabrechnungen mit den Unternehmensvorgaben ist ohne die korrekten Angaben nahezu unmöglich.
Mit einer guten Software für Reisekosten- und Spesenabrechnungen schaffen Sie einen reibungslosen Prozess, der Ihren Mitarbeiter*innen das Gefühl gibt, aktiv mitzuarbeiten, anstatt sich mit Unternehmensrichtlinien herumzuschlagen. Hier die drei Gründe, warum Sie den Wechsel von der manuellen zur automatisierten Bearbeitung dieser Abrechnungen in Betracht ziehen sollten:
gen ist ein zeitraubender Prozess. Das Extrahieren relevanter Daten zur Analyse ist gelinde gesagt mühsam. Und die Gegenüberstellung von Reisekostenabrechnungen und Unternehmensvorgaben ist ohne die richtigen Erkenntnisse nahezu unmöglich.
Mit der richtigen Software für Reisekosten- und Spesenabrechnungen können Sie einen reibungslosen Prozess schaffen, der Ihren Mitarbeitern das Gefühl gibt, aktiv mitzuarbeiten, anstatt sich mit den Unternehmensrichtlinien herumzuschlagen. Folgend finden Sie drei Gründe, warum Sie den Wechsel von der manuellen zur automatisierten Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen in Betracht ziehen sollten.
1. Optimale Rückerstattung vs. Minimale Ausgaben
Durch die toolbasierte Automatisierung der Reisekosten- und Spesenabrechnungen stellen Sie sicher, dass Unternehmensrichtlinien bereits bei der Eingabe eingehalten werden. Nicht konforme Ansprüche werden gekennzeichnet oder sogar verhindert. Sie können auch eine entsprechende Toleranzgrenze festlegen, die sowohl Ihren Finanzrichtlinien gerecht wird als auch für Ihre Mitarbeiter*innen das adäquate Budget vorsieht und so Ärger reduziert.
Zeit wird gespart, indem der Prozess rationalisiert und einfacher gemacht wird. Die Belege sind auf Ebene der Einzelposten oder Geschäftseinheiten einzusehen. Weitere Vorteile:
- Die Nachverfolgung von Belegen wird durch die Erfassung per Smartphone und die Online-Archivierung zum Kinderspiel.
- Die Zufriedenheit von Anwendern und Sachbearbeiter*innen steigt durch die Vereinfachung und Beschleunigung des Prozesses.
- Fehler und Betrug werden stark reduziert.
- Mit den integrierten Dashboards haben Sie Ihre Zahlen vom Antrag bis zur Rückerstattung im Blick und können so besser budgetieren und Kosten kontrollieren.
- Richtlinien werden bei jedem Schritt automatisch durchgesetzt, wodurch die Kosten für nicht konforme oder betrügerische Ansprüche vermieden werden.
- Ein automatisierter Prozess unterstützt die Skalierung Ihres Unternehmens, so dass Sie schneller wachsen können, ohne sich um dieses Kostenmanagement kümmern zu müssen.
2. Effiziente und profitablere Reiseplanung
Durch die Verfügbarkeit von COVID-Impfstoffen gehört Reisen bestimmt bald wieder zum Business-Alltag. Wenn Sie jetzt schon vorausschauend planen, können Sie sicherstellen, dass Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen so profitabel und effizient wie möglich durchgeführt werden.
Mit einem auf Ihre Anforderungen zugeschnittenen Reisekosten-Tool können Sie z.B. eine Vorabgenehmigung für Reisen einrichten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter*innen das beste Zug- oder Flugangebot nutzen, sobald es verfügbar ist.
Integrierte Berichte über die Ausgaben ermöglichen verwertbare Erkenntnisse: wie z. B. Orientierungshilfen für die Wahl des passenden Reisepartners. Denn diese basieren darauf, welcher Prozentsatz Ihres Reisekosten-Budgets auf Flüge, Übernachtungen oder Unterhaltung entfallen soll.
Eine genauere Budgetierung bedeutet also eine bessere Bereitstellung der Mittel dort, wo sie die größte Wirkung haben.
Auch das Bewusstsein, das bei den jeweils Verantwortlichen gebildet wird, ist zu erwähnen. Dieses entsteht durch den umfangreichen Überblick über die Ausgaben, den Sie durch unsere Lösung erhalten und führt vermutlich auch bei den Reisenden dazu das Beste aus dem teuren Business-Trip zu machen.
Unterstützt durch klare Richtlinien, rationalisiert ein starkes Reisekosten- und Spesenmanagement Ihre Prozesse und hilft Ihnen, datengestützte Entscheidungen auch in diesem Bereich ihres Unternehmens zu treffen.
3. Zeitersparnis = Kostenersparnis
Mit dem automatisierten Tool für Reisekosten- und Spesenmanagement können Ihre Mitarbeiter*innen ihre Ausgaben auch von ihrem Smartphone aus protokollieren und die Belege zusätzlich unterwegs in eine App hochladen. Diese Mobilität setzt wertvolle Zeit frei, die für Aufgaben mit einer höheren Wertschöpfung verwendet werden können. Das wiederum bedeutet, dass weniger Energie für ineffiziente Prozesse aufgewendet wird.
Und Sie wissen: zufriedene Mitarbeiter*innen = produktive Mitarbeiter*innen.
Andererseits können Manager*innen Anträge auch von ihrem Telefon aus genehmigen. Sie haben ja Gewissheit, dass Gesetze und Richtlinien eingehalten werden und sie müssen nur noch die Ausgaben überprüfen. OCR-Tools (Optical Character Recognition) markieren nicht-konforme Posten zur weiteren Überprüfung, so dass sich die Genehmiger*innen und Controller*innen auf das Wesentliche konzentrieren können.
Letztendlich erhalten Controller*innen einen gleichmäßigen und regelkonformen Prozess der Spesenabrechnung was zu schnelleren Erstattungen führt. Durch die Automatisierung der Richtlinien und die OCR wird der Zeitaufwand für die Reisekosten- und Spesenkontrolle erheblich reduziert, und zwar um bis zu 90 %, was die Produktivität deutlich erhöht.
Die Investition in ein automatisiertes Reisekosten- und Spesenmanagement ist ein sicherer Weg, um die Ausgaben zu minimieren, die Effizienz und Rentabilität der Geschäftsreiseplanung zu steigern und sowohl Zeit als auch Geld zu sparen.
